Používateľský manuál

MRP eDoklady je webová aplikácia na elektronické spracovanie účtovných dokladov. Umožňuje vám:

• Nahrať doklad (blok, faktúru) v papierovej alebo elektronickej forme
• Nechať ho automaticky spracovať pomocou umelej inteligencie
• Skontrolovať a opraviť extrahované údaje
• Vystavovať vlastné faktúry vrátane elektronických faktúr Peppol
• Evidovať úhrady a predfaktúry
• Odoslať doklady do MRP účtovníctva jediným kliknutím
• Ako účtovná kancelária spravovať prístupy zamestnancov ku všetkým klientom z jedného miesta

Aplikácia funguje v prehliadači na počítači, tablete aj mobile. Pre fotografovanie blokov na mieste slúži samostatná mobilná aplikácia pre Android.

Čo aplikácia vie spracovať

Podporované sú aj zahraničné faktúry — systém rozpozná menu, doplní kurz ECB a správne určí režim DPH (napr. samozdanenie).

Prihlasovanie aj registrácia do eDokladov prebiehajú cez spoločné konto Moje MRP. Keď v eDokladoch kliknete na prihlásenie alebo registráciu, otvorí sa prihlasovacia stránka MRP:

Prihlásenie cez Moje MRP

Zadajte email a heslo svojho konta Moje MRP a kliknite Prihlásiť sa. Prihlásiť sa môžete aj tlačidlom Pokračovať cez Google. Po prihlásení vás systém nasmeruje do eDokladov na zoznam dokladov.

• Jedno prihlásenie platí naprieč aplikáciami MRP (eDoklady, Digitálny poštár a ďalšie) — pri prepnutí sa už neprihlasujete znova
• Jedno odhlásenie — odhlásenie v eDokladoch vás odhlási aj z ostatných aplikácií MRP
• Ak ste v eDokladoch mali účet s rovnakým emailom, po prvom prihlásení cez Moje MRP sa naň automaticky napojí — aj so všetkými firmami a dokladmi
• Prihlásenie cez Moje MRP je zároveň podmienkou pre prepojenie firmy s Digitálnym poštárom (kap. 15)

Nová registrácia

1. Na prihlasovacej stránke kliknite na Zaregistrujte sa
2. Vytvorte si konto Moje MRP (email a heslo, prípadne cez Google)
3. Po registrácii sa vrátite do eDokladov, kde doplníte meno a odsúhlasíte obchodné podmienky a GDPR
4. Pokračujete sprievodcom nastavením firmy (kap. 3)

Registrácia cez pozvánku

Ak vás niekto pozval do firmy alebo do účtovnej kancelárie a ešte nemáte konto, dostanete email s odkazom. Po kliknutí si založíte konto Moje MRP a po návrate do eDokladov budete automaticky prihlásení a zaradení do firmy (alebo kancelárie) — pozvánka sa počas registrácie nestratí.

Zabudnuté heslo

Na prihlasovacej stránke kliknite na Zabudnuté heslo?. Na váš email príde odkaz na nastavenie nového hesla. Heslo patrí kontu Moje MRP, takže sa zmení naraz pre všetky aplikácie MRP. Zmeniť si ho viete aj kedykoľvek neskôr v Môj profil tlačidlom Zmeniť heslo v Moje MRP.

Prepínač aplikácií MRP

Kliknutím na názov aplikácie eDOKLADY v hlavičke (na mobile v bočnom menu) sa otvorí zoznam aplikácií MRP. Vyberiete inú aplikáciu a prepnete sa do nej bez nového prihlasovania.

Po prvom prihlásení sa zobrazí onboarding sprievodca. Máte dve možnosti:

A) Ste pozvaní do existujúcej firmy

Ak ste dostali pozvánku emailom, v sprievodcovi uvidíte kartu s názvom firmy a rolou, do ktorej vás pozvali. Kliknite na Prijať pozvánku — a môžete začať pracovať.

B) Chcete vytvoriť novú firmu

Kliknite na Vytvoriť novú firmu a vyplňte základné údaje:

Po zadaní IČO systém automaticky doplní údaje z obchodného registra (podporované sú slovenské aj české firmy — ARES). Stačí skontrolovať a potvrdiť.

Registrácia DPH

Typ registrácie DPH rozhoduje, ako sa počítajú vaše vydané faktúry a prijaté doklady:

Logo, pečiatka a bankové účty

V Nastavenia → Údaje firmy môžete nahrať logo a vzor podpisu/pečiatky, ktoré sa budú zobrazovať na vydaných faktúrach. Tamtiež spravujete bankové účty firmy — pri platiteľoch DPH sa účty registrované na Finančnej správe ponúknu automaticky a pri každom IBAN-e vidíte, či je evidovaný v zozname Finančnej správy (zelené označenie) alebo v zozname chýba (oranžové upozornenie — pomôže odhaliť preklep).

Stránka Prehľad je vaša štartovacia obrazovka s prehľadom aktivity firmy:

• Spracované doklady a vystavené faktúry v aktuálnom mesiaci
• Práve spracovávané doklady (živý počet)
• Využitie úložiska
• Predplatné — aktuálny plán, čerpanie limitov a tlačidlo na objednanie balíčka
• Aktivita za posledných 6 mesiacov — mesačné počty spracovaných a vystavených dokladov
• Posledné doklady — rýchly prístup k naposledy spracovaným dokladom

Každá firma má predplatený plán, ktorý určuje mesačný počet spracovaných dokladov a vystavených faktúr, veľkosť úložiska a počet e-faktúr cez Peppol.

• Aktuálny stav čerpania vidíte na Prehľade a vo svojom profile
• Pri dosiahnutí limitu vás aplikácia upozorní vopred — doklady sa neprestanú spracovávať bez varovania
• Balíček zmeníte tlačidlom Objednať / zmeniť balíček na Prehľade. Ak máte fakturačné údaje uložené, objednávka ich ukáže; cez Upraviť ich zmeníte a zvolíte, či sa majú Použiť len pre túto objednávku (predvolené — údaje účtu ostanú bez zmeny), alebo Uložiť ako nové fakturačné údaje účtu
• Spotreba dokladov sa počíta na vrub majiteľa firmy — pozvaní členovia (napr. účtovník) nečerpajú svoje limity
• Ak vás niekto pozval do svojej firmy, plán tejto firmy vidíte priamo v hlavičke vedľa svojho balíka, pri výbere firmy aj na nástenke — aj s menom toho, kto ho hradí

Prístup členov firmy riadite na stránke Nastavenia → Roly a oprávnenia. Stránka má dva taby — Roly a Členovia.

Systémové roly

Každá firma má 5 predpripravených systémových rolí (so zámkom, needitovateľné):

Vlastné roly

Ak vám systémové roly nestačia, kliknite na Vytvoriť rolu (alebo zduplikujte systémovú rolu ikonou kópie). Otvorí sa editor roly:

Editor má riadok pre každú agendu, zoskupené do blokov Doklady, Adresár a platby, Nastavenia a Ostatné. V riadku zaškrtnete povolené akcie: Zobraziť, Vytvoriť, Upraviť, Zmazať, Export, Presunúť, Import (pri vydaných faktúrach navyše Odoslať), v nastaveniach Spravovať. Ikony na konci riadku nastavia celý riadok naraz: Povoliť všetko / Len na čítanie (iba Zobraziť) / Zakázať všetko.

Editor stráži logické závislosti:

• zaškrtnutím ľubovoľnej akcie sa automaticky zaškrtne aj Zobraziť,
• odškrtnutím Zobraziť sa zrušia všetky práva agendy (zmenu vrátite tlačidlom Späť v hlásení),
• nikto nemôže vytvoriť rolu s väčšími právami, než má sám.

Tip: najrýchlejšie je zduplikovať systémovú rolu, ktorá je najbližšie k tomu, čo potrebujete, a len odobrať alebo pridať pár políčok.

Čo znamenajú akcie v dokladových agendách

Platí pre riadky Prijaté doklady, Vydané faktúry a Pokladničné doklady. Právo sa vždy vzťahuje len na doklady danej agendy — člen môže napríklad bločky upravovať, ale vydané faktúry len prezerať.

PDF, v ktorom je viac dokladov (napr. 5 faktúr naskenovaných do jedného súboru), rozdelí AI automaticky pri spracovaní — na to žiadne zvláštne právo netreba.

Riadok Ostatné doklady patrí k agende, ktorá je dostupná len systémovému správcovi MRP — pre bežnú firmu jeho nastavenie nemá vplyv.

Čo znamenajú akcie v ostatných agendách

Adresár a platby

Ostatné

Nastavenia

Nastavenia majú dve úrovne: Zobraziť (stránku vidí, nič nemení) a Spravovať (môže meniť). Spravovať platí vždy len pre svoj riadok — kto smie meniť notifikácie, nesmie tým meniť číselné rady.

Skupiny polí a obmedzenia záznamov

Rozkliknutím riadku dokladovej agendy (šípka vľavo) nastavíte jemnejšie obmedzenia:

Skupiny polí — pre časti dokladu (Hlavička, Sumy, Položky, Účtovanie, Platba, Prílohy, Text) vyberiete jeden z troch režimov:

• Upraviteľné — bežná práca s poľami
• Len na čítanie — polia sú viditeľné, ale zamknuté (so zámkom). Text z nich sa dá označiť a skopírovať (napr. IBAN či variabilný symbol do internetbankingu), meniť ho nejde. Ostatné, povolené polia dokladu člen upravuje normálne — zamknuté polia sa pri uložení jednoducho nezmenia.
• Skryté — sekcia sa používateľovi vôbec nezobrazí a údaje z nej sa mu ani neposielajú

Skupina Text je pole Text na doklade (poznámka nad položkami; pri vystavených faktúrach aj text za položkami). Skupina Prílohy nastavená na Skryté znamená, že člen neotvorí ani nestiahne súbor dokladu.

Pravidlá:

• Rola s právom Export nesmie mať žiadnu skupinu Skrytú — export by inak poslal do účtovníctva údaje, ktoré člen nikdy nevidel. Editor na to upozorní a takú rolu neuloží.
• Ak skryjete Sumy, ale Prílohy necháte viditeľné, editor upozorní, že sumy sa dajú vyčítať zo samotného PDF.
• Pri vydaných faktúrach má člen polia skupín, ktoré nesmie meniť, vo formulári zamknuté a pri uložení sa ich hodnota nezmení — ostane pôvodná.

Príklad: Asistentka prepisuje položky a texty z dodacích listov, ale nemá meniť predkontáciu ani bankové údaje → Položky a Text Upraviteľné, Účtovanie a Platba Len na čítanie.

Obmedzenia záznamov:

Obmedzenia sa sčítavajú: člen so strediskom Košice a limitom 1 000 € vidí len doklady Košíc a upravovať smie len tie do 1 000 €. Doklad mimo obmedzenia sa členovi správa, akoby neexistoval — nenájde ho v zozname ani cez priamy odkaz.

Príklady rolí z praxe

Brigádnik — skenuje bločky z pokladne

• Pokladničné doklady: Zobraziť, Vytvoriť; obmedzenie Len vlastné doklady
• Ostatné agendy: nič
• Výsledok: nahrá bločky (aj cez mobil), vidí len svoje, nič nezmaže ani neexportuje. Faktúry nahrávať nemôže.

Asistentka — pripravuje doklady pre účtovníka

• Prijaté doklady a Pokladničné doklady: Zobraziť, Vytvoriť, Upraviť, Presunúť
• Skupina polí Účtovanie: Len na čítanie
• Výsledok: nahrá a skontroluje doklady, opraví chyby AI, presunie zle zaradený doklad. Nemaže, neexportuje a nemení predkontáciu.

Manažér — faktúru si prečíta, uhradí v banke a nechá poznámku

• Prijaté doklady: Zobraziť, Upraviť
• Skupiny polí: Text Upraviteľné, všetky ostatné (Hlavička, Sumy, Položky, Účtovanie, Platba, Prílohy) Len na čítanie
• Výsledok: vidí celú faktúru, IBAN a variabilný symbol si skopíruje do internetbankingu, do poľa Text dopíše poznámku (napr. „Uhradené 15. 10.“). Nič iné na faktúre nezmení. Právo Upraviť je potrebné len kvôli poľu Text — ostatné polia chránia skupiny polí.

Vedúci strediska — kontroluje náklady svojej prevádzky

• Prijaté doklady: Zobraziť, Upraviť; obmedzenie Strediská = jeho stredisko, Max. suma = 2 000
• Výsledok: vidí len faktúry svojho strediska, menšie sám opraví, veľké len prezerá.

Fakturantka e-shopu

• Vydané faktúry: Zobraziť, Vytvoriť, Upraviť, Odoslať; Číselné rady = rad e-shopu
• Adresár: Zobraziť
• Výsledok: vystavuje faktúry len do radu e-shopu, posiela ich e-mailom aj cez Peppol a vidí len faktúry e-shopu; faktúry veľkoobchodu nevidí. Odberateľov vyberá z adresára, nových nezakladá.

Externý audítor alebo daňová kontrola

• Všetky dokladové agendy: Zobraziť (ikona Len na čítanie), Audit log: Zobraziť
• Ak má dostať aj súbory dokladov naraz v ZIP, pridajte Export v dokladových agendách — žiadna skupina polí nesmie byť skrytá.
• Výsledok: prezerá všetko vrátane histórie zmien, nič nemení.

Ak potrebuje o niečo viac alebo menej práv len jeden človek, nevytvárajte novú rolu — nastavte mu výnimku (pozri nižšie).

Členovia a výnimky

Tab Členovia zobrazuje všetkých členov firmy s ich rolami:

• Pozvať člena — zadajte email a vyberte rolu; pozvánka platí 7 dní. Ak pozvaný nemá účet, dostane odkaz na registráciu s predvyplneným emailom.
• Zmena roly — vyberte novú rolu z ponuky pri členovi
• Výnimky — ak jeden člen potrebuje o čosi viac alebo menej práv než jeho rola, nastavte mu individuálnu výnimku (pridané/odobrané právo) bez vytvárania novej roly. Efektívna matica ukáže, čo pochádza z roly a čo z výnimky.
• Odobratie člena — ikonou koša; člen okamžite stratí prístup
• Člen so štítkom Spravuje kancelária dostal prístup cez účtovnú kanceláriu (kap. 25). Ak mu tu rolu zmeníte ručne, kancelária ho prestane spravovať.

Zmeny oprávnení platia okamžite — člen sa nemusí odhlásiť a prihlásiť.

Prevod vlastníctva firmy

Majiteľ môže firmu previesť na iného používateľa tlačidlom Preniesť vlastníctvo v tabe Členovia:

1. Zadajte email preberajúceho — nemusí ešte mať účet v eDokladoch
2. Zvoľte, či vo firme ostávate (s akou rolou) alebo z nej odchádzate
3. Kliknite na Odoslať ponuku — príjemca ju potvrdí kliknutím v emaile

Kým ponuku neprijme, vidíte jej stav a môžete ju Zrušiť. Po prevode firmu platí nový majiteľ (vrátane spotreby aktuálneho mesiaca); doklady, číselníky ani nastavenia sa nemenia.

Nahranie cez webovú aplikáciu

1. V zozname dokladov kliknite na tlačidlo nahrávania — jeho názov sa prispôsobuje otvorenej agende (napr. Nahrať faktúry prijaté), takže doklad padne rovno do správnej agendy
2. Vyberte jeden alebo viac súborov (alebo ich presuňte myšou do okna)
3. Systém ich automaticky zaradí do fronty na spracovanie

Podporované formáty: PDF, JPEG, PNG, GIF, WebP, TIFF, ISDOC Maximálna veľkosť: 50 MB na súbor

Ďalšie zdroje dokladov

V zozname dokladov je stĺpec Zdroj dát — podľa ikony hneď vidíte, odkiaľ doklad prišiel, a dá sa podľa neho aj filtrovať.

Po nahraní prechádza každý doklad automatickým spracovaním:

1. Nahratie — súbor je uložený v systéme
2. Analýza — umelá inteligencia číta doklad a extrahuje všetky dôležité údaje
3. Validácia — systém skontroluje správnosť extrahovaných dát (sumy, DPH, IČO…) a overí IČ DPH oboch strán proti registrom
4. Zaradenie — doklad sa priradí k správnej firme a zobrazí v príslušnej agende

Celý proces trvá zvyčajne 10–30 sekúnd. Aktualizácie vidíte v reálnom čase — riadok v zozname sa dopĺňa priebežne.

Čo AI extrahuje z dokladu

• Typ dokladu (blok / faktúra) a mena
• Dátum vystavenia, splatnosti a dátum dodania (DUZP)
• Číslo dokladu, variabilný symbol
• Údaje o dodávateľovi/odberateľovi (názov, IČO, DIČ, IČ DPH, adresa)
• Zoznam položiek (popis, množstvo, cena, DPH)
• Celkové sumy a rozpis DPH
• Bankový účet (IBAN) — overuje sa voči registru Finančnej správy
• Spôsob úhrady (bloky) a pri bločkoch z registračnej pokladnice aj adresa prevádzky, kde ste nakupovali (použije ju aplikácia eJAZDA v knihe jázd)

Overenie IČ DPH proti registrom

Pri spracovaní sa IČ DPH dodávateľa aj odberateľa overí proti registrom (Finančná správa, VIES). Ak umelá inteligencia prečítala nesprávnu hodnotu — typicky si IČ DPH „domyslela“ ako SK + DIČ — opraví sa na hodnotu z registra. IČO vytlačené s medzerami („47 070 153“) sa rozpozná správne.

Automatické zaradenie k firme

Ak spravujete viac firiem, systém priradí prijatý doklad k správnej firme podľa IČO, DIČ alebo IČ DPH odberateľa na doklade. Správanie nastavíte v Nastavenia → Automatické zaradenie (vrátane možnosti automaticky vytvoriť novú firmu).

Vlastné AI pravidlá extrakcie

V Nastavenia → AI pravidlá extrakcie zadáte umelej inteligencii vlastné pokyny bežnou vetou — napríklad ako čítať špecifické doklady konkrétneho dodávateľa alebo čo pri nich automaticky nastaviť.

1. Kliknite na Pridať pravidlo
2. Zadajte Názov pravidla a Popis pravidla — opíšte, čo sa má stať a kedy
3. V poli Platí pre vyberte rozsah: Všetky / Faktúry (všetky) / Faktúry prijaté / Faktúry vydané / Bločky
4. Zaškrtnutím Globálne pravidlo platí vo všetkých vašich firmách; inak len v aktuálnej (záložky Firemné pravidlá / Globálne pravidlá)

Pravidlá vedia nastaviť takmer celý doklad:

Hodnoty stredísk, zakázok a kódov musia existovať vo vašich číselníkoch — čo sa nedá priradiť, sa nezapíše a doklad dostane upozornenie, takže viete, čo opraviť. Odpočet DPH a nedaňový výdavok sa uplatnia len na prijatých dokladoch. Pravidlá sa uplatnia aj na doklady vzniknuté rozdelením viacstranového PDF.

Stav spracovania

Doklad s validačnou chybou možno po posúdení zaradiť aj napriek chybám (tlačidlom v detaile) — chyba nezablokuje prácu.

Nerozpoznaný typ dokladu

Doklad, ktorého typ sa nepodarilo rozpoznať (bankový výpis, podklad z emailu, nečitateľný sken), sa zaradí medzi Prijaté faktúry so štítkom Nerozpoznaný typ – overte. Skontrolujte, či ide o faktúru; ak nie, presuňte ho do inej agendy alebo do Súborov. Skrytá agenda „Iné“ už neexistuje.

Hlavná stránka zobrazuje doklady a súbory rozdelené do záložiek: Bločky, Prijaté faktúry, Vystavené faktúry, Súbory a Kôš. Pri každej záložke je počet položiek; červená bublinka upozorňuje na doklady vyžadujúce kontrolu.

Doklady s validačnou chybou sú v zozname červeno podfarbené — na kontrolu ich netreba hľadať. Doklady po splatnosti sú zvýraznené v stĺpci Dátum splatnosti a po prejdení myšou vidíte, koľko dní meškajú.

Vyhľadávanie a filtre

• Inteligentné vyhľadávanie — jedno pole, ktoré hľadá vo firme, čísle dokladu, VS aj sume
• Filtre — dátumový rozsah, suma, stav, stav úhrady, spôsob platby, zdroj dát, mena a ďalšie
• Zapnuté filtre si zoznam pamätá aj po obnovení stránky

Stĺpce, triedenie a zobrazenie

Kliknutím na hlavičku stĺpca zoznam zoradíte. Tlačidlom Stĺpce si zvolíte, ktoré stĺpce vidíte — okrem bežných aj Interné číslo, Export a Dátum splatnosti. Nastavenie stĺpcov (výber, poradie aj šírka) sa pamätá samostatne pre každú agendu a ukladá sa k vášmu účtu — rovnaké rozloženie uvidíte na každom počítači.

Ikona ozubeného kolieska vedľa tlačidla Stĺpce otvára panel Zobrazenie:

• Hustota riadkov — Štandardná, Kompaktná alebo Maximálna podľa toho, koľko dokladov chcete vidieť naraz
• Nastaviteľná šírka stĺpcov — po zapnutí ťaháte za okraj hlavičky stĺpca; šírky sa pamätajú per agenda
• Stĺpec so zaškrtávacím políčkom a stĺpec s akciami ostávajú pri vodorovnom posúvaní tabuľky vždy na obrazovke

Označovanie dokladov

Zaškrtávacím políčkom v hlavičke tabuľky označíte všetky načítané doklady. Ak filtru vyhovuje viac dokladov, než je na obrazovke, zobrazí sa ponuka Označiť všetkých N podľa filtra — označí sa celý výsledok filtra, aj keď ide o tisíce dokladov (naraz najviac 10 000). Nad tabuľkou vždy vidíte vetu Označených X z Y.

Hromadné akcie

Označte doklady a otvorte menu Hromadná akcia:

• Úhrada — označiť ako uhradené / neuhradené, forma úhrady (hotovosť, karta, prevod…)
• Účtovné nastavenia — Typ DPH, predkontácia, stredisko, zákazka, typ položky…
• Znova spracovať — opätovná AI analýza
• Označiť na export / Zrušiť export — príprava pre účtovníctvo (ak má niektorý doklad chybu, systém zobrazí jedno potvrdenie s ich počtom a menoslovom)
• Export XML 2.0, Exportovať do CSV, Export Peppol BIS3 — podľa agendy
• Stiahnuť súbory (ZIP) — všetky skeny, PDF a prílohy označených dokladov naraz (viď nižšie)
• Presunúť do agendy — Bločky / Prijaté faktúry / Vydané faktúry; systém skontroluje, či doklad do cieľovej agendy patrí, a prípadný dôvod zablokovania zrozumiteľne zobrazí
• Zmazať

Stiahnutie súborov dokladov ako ZIP

Hodí sa najmä pri daňovej kontrole alebo odovzdávaní podkladov: označte doklady (alebo celý filter) a zvoľte Stiahnuť súbory (ZIP).

• Štruktúra archívu — priečinky po mesiacoch alebo bez mesačných priečinkov
• Pridať XML 2.0 dokladov — do archívu sa pribalí ten istý XML ako pri exporte do účtovníctva, jeden súbor na agendu; doklady sa tým neoznačia ako exportované
• Archív obsahuje len existujúce súbory a prehľadový index.csv so zoznamom dokladov; doklad bez skenu/PDF je v ňom len riadkom
• Menšie archívy sa stiahnu hneď (Stiahnuť), väčšie systém pripraví na pozadí (Pripraviť na pozadí) — o dokončení príde notifikácia aj email a archív nájdete v paneli Exporty súborov (platí 7 dní)

Súbory a Kôš

Záložka Súbory je úložný priestor firmy (priečinky, drag & drop, náhľady) pre dokumenty, ktoré nie sú účtovným dokladom. Kto vidí a upravuje cudzie súbory, určíte v Nastavenia → Zdieľanie súborov:

• Prepínač Zdieľať všetky súbory so všetkými členmi (zapnutý) — práva vyplývajú z roly člena
• Po vypnutí nastavíte každému členovi úroveň prístupu k cudzím súborom: Žiadny (len vlastné), Len čítanie, Zápis (nahrávanie do cudzích priečinkov, premenovanie, presun) alebo Plný (aj mazanie)
• Vlastník má nad svojimi súbormi vždy plný prístup; vlastné práva si nemôžete meniť sami

Celý priečinok vrátane podpriečinkov stiahnete tlačidlom Stiahnuť priečinok alebo pravým klikom → Stiahnuť ako ZIP (limit 1 000 súborov alebo 2 GB na archív; väčšie priečinky stiahnite po častiach). Do archívu idú len súbory, ktoré máte právo vidieť.

Kôš obsahuje zmazané doklady aj súbory s možnosťou obnovy; filter v hornej časti prepína medzi dokladmi a súbormi.

Kliknutím na doklad v zozname otvoríte jeho detail — vľavo originál (obrázok/PDF), vpravo extrahované údaje.

Kontrola údajov

• Výsledok validácie navrchu — červené chyby blokujú, oranžové varovania upozorňujú. Kliknutím na chybu vás systém presunie na príslušné pole.
• Ikony ‹ › vpravo hore prepínajú na predchádzajúci/nasledujúci doklad — pohodlná kontrola dokladov za sebou
• Prepínač Export označí doklad na prenos do účtovníctva
• Ak sa súčet položiek rozchádza s rozpisom DPH, uvidíte upozornenie a viete to opraviť ešte pred importom do účtovníctva

Čo môžete v detaile upraviť

• Všetky extrahované polia (dátumy, čísla, sumy, položky)
• Odberateľa — vrátane opravy na prijatej faktúre (napr. preklep v IČO); systém navrhne opravu IČO z rozpoznaného textu
• Dodávateľa — doplnenie z adresára pri chýbajúcich údajoch
• Odpočet DPH (PHM a iné) — percentuálny odpočet sa prenáša do exportu
• Typ DPH — účtovný číselník pre export do MRP; zmena na kód s prenosom daňovej povinnosti ponúkne prepnutie dokladu do samozdanenia
• Interné číslo — vlastné číslovanie prijatých faktúr
• Vozidlo (kniha jázd) — po priradení vozidla sa nastaví jeho predvolený odpočet DPH

Úhrady

Panel Úhrady v detaile zobrazuje stav úhrady dokladu (Neuhradené / Čiastočne / Uhradené), zaplatenú a zostávajúcu sumu. Tlačidlom Zaznamenať pridáte úhradu ručne. Podrobnosti v kap. 14.

Presmerovanie a presun

• Ak faktúra patrí inej vašej firme (podľa IČO/DIČ/IČ DPH), systém ponúkne akciu Presunúť do správnej firmy alebo vytvorenie novej. Po oprave IČ DPH odberateľa overením v registri sa upozornenie na nesúlad samo zruší.
• Omylom zaradený doklad presuniete medzi agendami akciou Presunúť — pri presune prijaté ↔ vydané sa doklad automaticky preklopí (dodávateľ/odberateľ)

Tlačidlá akcií

Viacstranové PDF s viacerými dokladmi rozdelí AI automaticky pri spracovaní — každý doklad dostane vlastný záznam.

Automatické overenie

Pokladničné bloky z eKasa pokladníc obsahujú QR kód s unikátnym identifikátorom. Systém kód automaticky rozpozná a overí doklad na Finančnej správe SR. Overený blok nesie potvrdenie štátu, že daň bola odvedená. QR kód sa hľadá aj na ďalších stranách dlhého bločku.

Ak overenie zlyhá alebo sa nedá vykonať, doklad sa spracuje štandardnou AI analýzou. Dva samostatné nákupy na rovnakú sumu v ten istý deň z tej istej pokladne sa rozpoznajú ako dva rôzne doklady (rozhoduje eKasa UID a čas vystavenia).

Spôsob platby

Systém rozoznáva, či bol blok uhradený v hotovosti alebo kartou:

• Bloky v hotovosti smerujú pri exporte do pokladničnej agendy
• Bloky kartou (a iné bezhotovostné doklady) smerujú do ostatných záväzkov so správnym číselným radom — viď Typy ostatných záväzkov

Nedaňový výdavok

Príznak Nedaňový výdavok na bločku presunie sumu do riadku „Mimo DPH“ tak, aby vždy sedela s celkovou sumou dokladu; po odškrtnutí sa doklad vráti do pôvodného stavu.

Neplatiteľ DPH

Ak vaša firma nie je platiteľom DPH, prijaté doklady dostanú automaticky Typ DPH „mimo DPH“ — bez ručného nastavovania.

Bločky pre knihu jázd

Pri bločkoch z registračnej pokladnice sa ukladá aj adresa prevádzky, kde ste nakupovali. Aplikácia eJAZDA ju použije ako miesto tankovania alebo nákupu. Vozidlá s predvoleným odpočtom DPH spravujete v Nastavenia → Číselník vozidiel (kap. 20).

Prijaté faktúry môžu prísť viacerými cestami:

• Sken/fotografia alebo PDF (nahranie, email, mobil)
• ISDOC — elektronická faktúra; rozpozná sa aj ISDOC vložený vo vnútri PDF (napr. faktúry zo Superfaktúry) a spracuje sa s najvyššou presnosťou — aj od zahraničných dodávateľov (IČ DPH, mena, dátum dodania a režim DPH sa prevezmú správne)
• Peppol — elektronická faktúra doručená priamo do aplikácie (kap. 15)

Čo systém overuje

• Kompletnosť povinných údajov (dátum, číslo, sumy)
• Matematickú správnosť DPH (základ + DPH = celková suma) a súlad rozpisu DPH s položkami
• Faktúra s vyčíslenou DPH bez IČ DPH dodávateľa neprejde validáciou
• Či IČO odberateľa zodpovedá vašej firme (kritická kontrola — chráni pred cudzími faktúrami)
• IBAN dodávateľa voči registru účtov Finančnej správy
• Duplicitu — rovnaká faktúra od rovnakého dodávateľa sa rozpozná

Ručne doplnený variabilný symbol, IBAN aj riadok rozpisu DPH sa po uložení vždy zachovajú. Už uhradená faktúra („K úhrade 0,00“) sa vyťaží so skutočnou fakturovanou sumou, nie nulou.

Zahraničné faktúry a samozdanenie

Pri faktúre v cudzej mene systém:

• Zobrazí sumu v pôvodnej mene aj prepočet kurzom ECB k dátumu dodania
• Rozpozná režim DPH (napr. samozdanenie pri nákupe služieb z EÚ alebo tretích krajín — § 69)
• Odberateľa rozpozná aj podľa IČ DPH alebo DIČ (zahraničné doklady často neuvádzajú IČO)

Pri samozdanení sa vypočítaná DPH zobrazuje priamo v detaile dokladu aj v Súhrne DPH: základ, sadzba, DPH na výstupe aj na vstupe a netto efekt. Sadzbu samozdanenia (23/19/5 %) nastavíte pre každú položku samostatne — uplatní sa sadzba, aká by platila na dané plnenie v SR; faktúra môže kombinovať viac sadzieb. Faktúra môže mať samozdanenie aj len na časti položiek (zmiešaná faktúra) — Typ DPH sa nastavuje pre každý riadok rozpisu DPH samostatne.

Dodávateľovi v adresári viete prednastaviť režim DPH, sadzbu samozdanenia a Typ DPH — nové faktúry od neho sa nastavia automaticky (kap. 19). Export do MRP účtovníctva prenáša samozdanenie kompletne (základ aj DPH v členení na sadzby).

DUZP — dátum dodania

DUZP (dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia) sa extrahuje samostatne a zobrazuje v zozname v stĺpci Dátum dodania. Ak na doklade chýba, doplní sa rozumne (dátum dodania → dátum vystavenia).

Schvaľovanie

Prijaté faktúry môže pred zaúčtovaním alebo pred úhradou schvaľovať poverený človek. Ako schvaľovanie nastaviť a používať, popisuje kap. 27.

Vystavenie novej faktúry

V záložke Vystavené faktúry kliknite na Vystaviť faktúru:

Odberateľ:

• Vyberte z adresára alebo začnite písať — našepkávač hľadá v adresári aj v registroch (SK FinStat, CZ ARES)
• Nového odberateľa pridáte priamo z formulára — otvorí sa rovnaký kompletný formulár ako v adresári (kap. 19)
• Ak má odberateľ v adresári dodaciu adresu, na faktúru sa doplní automaticky, vytlačí sa na PDF v pozícii okienkovej obálky a pošle sa aj v e-faktúre; kedykoľvek ju môžete odobrať
• Ak má odberateľ nastavenú predvolenú splatnosť, dátum splatnosti sa doplní podľa nej (inak 14 dní)

Údaje faktúry:

• Číslo faktúry sa generuje automaticky podľa zvoleného číselného radu; VS sa odvodí z čísla. Číselný rad môže byť aj bez prefixu — čísla v tvare 2026001 s rokom, ktorý sa na Nový rok prehodí sám
• Dátum vyhotovenia, dodania, splatnosti a daňová povinnosť sa predvyplnia. Keď zmeníte dátum vystavenia, splatnosť sa posunie o rovnaký počet dní — dohodnutá doba splatnosti ostane zachovaná
• Voliteľne číslo objednávky a referencia odberateľa — pre Peppol už nie sú povinné

Položky faktúry:

• Text nad položkami a pod položkami sa predvyplní z Nastavenia → Texty faktúr (viď nižšie); uložte si aj vlastné Rýchle texty
• Položky pridávate ručne, z číselníka predvolených položiek, alebo klávesovými skratkami (Ctrl+P číselník, Insert nová položka)
• Ceny zadávate bez DPH alebo s DPH (prepínač), systém dopočíta zvyšok — zadaná suma ostáva presne taká, akú ste zapísali
• Pri položke zadáte Zľava % alebo Zľava €; voľbou Zobraziť zľavu na faktúre odberateľ na PDF jasne vidí pôvodnú cenu aj poskytnutú zľavu
• Položky možno členiť do sekcií

Prenos daňovej povinnosti (pDP): pri tuzemskom prenose (§ 69) označte príslušné položky — faktúra dostane doložku a správne nulové DPH.

Zahraničný odberateľ — návrh režimu DPH

Pri zahraničnom odberateľovi sa nad položkami zobrazí pruh Zahraničný odberateľ — návrh DPH režimu. Systém podľa druhu položiek (tovar/služba) navrhne správny režim: oslobodenie (§43), prenos daňovej povinnosti (§15 ods. 1), vývoz alebo služba mimo EÚ. Po kliknutí na Použiť režim sa riadkom nastaví príslušný Typ DPH a sadzba 0 % a na PDF sa doplní zákonná dvojjazyčná doložka. Voľbou Ponechať ručne ostáva rozhodnutie na vás. Pri §43 bez platného IČ DPH vo VIES uvidíte len upozornenie.

Neplatiteľ DPH a registrácia §7/§7a

Ak nie ste platiteľom DPH, faktúra sa vystaví bez DPH aj bez rekapitulácie a v PDF pribudne zodpovedajúca poznámka; prepínač S DPH / Bez DPH je zamknutý. Pri registrácii podľa §7 alebo §7a sa faktúry počítajú bez DPH a na PDF pribudne správna doložka — typ registrácie nastavíte v údajoch firmy (kap. 3).

Texty faktúr

V Nastavenia → Texty faktúr si predvolíte texty, ktoré sa dopĺňajú na každú novú faktúru:

• Text pred položkami zvlášť pre Faktúru, Predfaktúru, Dobropis a Ťarchopis
• Text za položkami (spoločný) a blok Vyplní odberateľ (len dobropis)
• Premenné {cislo}, {datum_vystavenia}, {datum_dodania}, {datum_splatnosti}, {vs} a {odberatel} — kliknutím sa vložia do naposledy upravovaného poľa a nahradia sa skutočnými hodnotami pri tlači aj exporte; pod každým poľom vidíte Náhľad
• Zaškrtávacie políčko Povoliť úpravu textov pri každom doklade zvlášť rozhoduje, či sa texty dajú meniť priamo na faktúre

Každý text má najviac 500 znakov; nastavenie platí pre aktuálnu firmu.

Prílohy k faktúre

Súbory k faktúre (dodací list, objednávka…) nahráte priamo vo formulári novej faktúry — netreba ju najprv uložiť. Pri nahrávaní vidíte priebežný súčet veľkosti príloh. Pri každej prílohe určíte, či sa má odoslať aj v e-faktúre (Peppol) (kap. 15).

Živý náhľad, PDF a odoslanie emailom

• Náhľad — okamžité zobrazenie faktúry vo formáte A4 tak, ako ju uvidí odberateľ
• Stiahnuť PDF / Odoslať e-mail priamo z formulára
• V dialógu Odoslať e-mail si v bloku Prílohy e-mailu vyberiete, ktoré prílohy dokladu majú ísť s emailom a či má byť priložené PDF faktúry (limit 10 príloh a 25 MB na jeden email)
• Každá faktúra automaticky obsahuje PayBySquare QR kód na okamžitú platbu mobilbankingom (vrátane BIC a dátumu splatnosti)
• PDF sa po každej úprave automaticky pregeneruje

Typy faktúr

Uzamykanie faktúr

Faktúra sa po odoslaní odberateľovi alebo exporte do účtovníctva uzamkne proti nechceným zmenám. Úprava čísla faktúry či VS pri bežnej editácii nehrozí — tieto polia sa pri ukladaní chránia. Zamknuté sú aj faktúry prenesené z TurboFaktúry; odomkne ich účtovník.

Kopírovanie faktúry

V detaile faktúry kliknite na Kopírovať faktúru — vytvorí sa kópia s novým číslom a dnešným dátumom, položky, odberateľ aj údaje sa predvyplnia. Vhodné pre opakujúce sa fakturácie.

Predfaktúry

Predfaktúra (proforma) je výzva na platbu — nie je daňovým dokladom. Vystavíte ju rovnako ako faktúru (typ Predfaktúra). Po prijatí platby z nej jedným klikom vytvoríte riadnu (vyúčtovaciu) faktúru s odpočtom zálohy. Predfaktúry sa cez Peppol neposielajú.

Úhrady dokladov

Každý doklad (prijatý aj vydaný) má stav úhrady: Neuhradené / Čiastočne uhradené / Uhradené.

• Stav vidíte v zozname dokladov (stĺpec Úhrada) aj v detaile
• Úhradu zaznamenáte v detaile dokladu tlačidlom Zaznamenať — dátum, suma, spôsob
• Podľa stavu úhrady sa dá filtrovať (napr. všetky neuhradené faktúry po splatnosti); stĺpec Dátum splatnosti zvýrazňuje doklady po splatnosti
• Hromadne stav úhrady zmeníte v menu Hromadná akcia → Úhrada

Kniha úhrad

Kniha úhrad (v menu) zobrazuje všetky zaznamenané úhrady naprieč dokladmi — kedy, koľko, k akému dokladu. Slúži ako podklad pre kontrolu platieb a párovanie s bankou. Úhrady prenesené z TurboFaktúry sa do nej zapíšu tiež.

Peppol je európska sieť na výmenu elektronických faktúr. Faktúra putuje ako štruktúrované dáta priamo medzi systémami — bez PDF, bez prepisovania, bez straty údajov. Slovensko zavádza povinnú e-fakturáciu od 1. 1. 2027 — s eDokladmi ste pripravení. Odosielanie aj prijímanie e-faktúr je v cene predplatného (kap. 5).

Prepojenie firiem s Digitálnym poštárom

Aby firma mohla e-faktúry prijímať a odosielať, musí byť prepojená s Digitálnym poštárom (MRP Peppol Access Point). Podmienkou je prihlásenie cez Moje MRP (kap. 2) — bez neho sa stav poštára nenačíta a v stĺpci ostane pomlčka.

Celý prehľad je v Firmy v stĺpci Digitálny poštár. Vidíte v ňom naraz všetky svoje firmy aj to, čo sa s ktorou dá urobiť:

Sivý chip Test za stavom znamená testovacieho poštára; bez chipu ide o ostrú Peppol sieť. Ak je firiem na prepojenie viac, v hlavičke pribudne Prepojiť všetky (N) — prepája ich po jednej a na konci ukáže súhrn „Prepojené X z Y".

Na mobile je ten istý stav chipom priamo v karte firmy:

Po prepojení sa stav zmení na Prepojené a namiesto tlačidla Prepojiť ostane ikona na vyžiadanie nového prístupového kľúča:

Pri čerstvo prepojenej firme sa môže objaviť poznámka, že Peppol identifikátor na poštárovi ešte nie je publikovaný — registrácia v Peppol adresári prebehne krátko po prepojení a dovtedy vám iní odosielatelia ešte nevedia doručiť e-faktúru.

Firmy, ktoré máte na poštárovi, ale ešte nie v eDokladoch

Ak na poštárovi spravujete firmu, ktorú v eDokladoch ešte nemáte, nemusíte ju zakladať ručne. Pod zoznamom firiem na ňu upozorní karta Na poštárovi, zatiaľ nie v eDokladoch:

• Prevziať do eDokladov — založí firmu podľa DIČ a IČO z poštára, zvyšné údaje (adresu, IČ DPH) doplní z registra a firmu hneď prepojí
• Prevziať všetky (N) — to isté pre všetky firmy v karte naraz, jednu po druhej
• Upraviť pred vytvorením — otvorí formulár novej firmy s predvyplnenými údajmi, ak chcete niečo doplniť alebo opraviť ešte pred vytvorením

Po prevzatí firma zmizne z karty a objaví sa v zozname už ako prepojená:

Formulár pri voľbe Upraviť pred vytvorením je predvyplnený a modrý pruh hore pripomína, odkiaľ údaje pochádzajú:

Nový účet bez jedinej firmy dostane rovnakú ponuku priamo v úvodnom sprievodcovi — firmy z poštára si vyberiete zaškrtnutím a prevezmete naraz.

Nastavenie

V Nastavenia → Peppol / ePoštár je pripojenie jednej konkrétnej firmy — tej, ktorú máte práve prepnutú. Pri nadpise stránky je malá ikona ?, ktorá otvorí túto pasáž manuálu.

Hlavný prepínač „Používať Peppol“

Peppol je pri firme, ktorá ho ešte nepoužíva, vypnutý. Na stránke vtedy vidíte len prepínač Používať Peppol (elektronické faktúry) a krátke vysvetlenie — žiadne ďalšie nastavenia sa nezobrazujú, nič iné nemusíte riešiť:

Keď e-faktúry chcete odosielať alebo prijímať, prepínač zapnite. Zmena sa uloží hneď (netreba klikať na Uložiť) a sprístupnia sa nastavenia prepojenia s Digitálnym poštárom:

• Vypnutie nastavenia opäť skryje. Prepojenie s poštárom (Client ID, Client Secret) ani ostatné predvoľby sa nemažú — po opätovnom zapnutí sú tam, kde boli. Kým je Peppol vypnutý, firma e-faktúry z poštára neprijíma (automatické sťahovanie prijatých e-faktúr je zastavené).
• Firmy, ktoré Peppol už používajú (majú ho zapnutý), nevidia žiadnu zmenu — nastavenia ostávajú tak ako doteraz.
• Výnimka: ak máte zapnutý panel pripravenosti pre Peppol (záložka Ďalšie nastavenia), nastavenia sa zobrazujú aj pri vypnutom Peppole, aby ste ho mohli vypnúť. Po jeho vypnutí sa nastavenia skryjú.
• Zapnúť a vypnúť Peppol môže člen s oprávnením spravovať Peppol; ostatní prepínač vidia, ale nezmenia ho.

Záložka Pripojenie (zobrazí sa po zapnutí prepínača):

• Prostredie poštára a Peppol Participant ID sú len na čítanie; identifikátor sa odvodzuje z DIČ firmy ako 0245:DIČ
• Client ID a Client Secret vyplní prepojenie samo. Ak ste prihlásení cez Moje MRP, stačí Prepojiť s poštárom; inak kľúče prepíšete ručne z portálu ePoštár
• Vyžiadať nový secret — pri už prepojenej firme vygeneruje nový tajný kľúč, prepojenie tým nezaniká
• Otestovať spojenie — overí, že uložené kľúče na poštárovi fungujú

Záložka Ďalšie nastavenia:

• Zobrazovať panel pripravenosti pre Peppol — živá kontrola pravidiel e-faktúry vo formulári aj pred spustením odosielania
• Prikladať PDF vizualizáciu faktúry do e-faktúry — odberateľ dostane popri dátach aj PDF náhľad
• Nové prílohy automaticky označiť pre e-faktúru — predvolené správanie pre novo nahraté prílohy
• Predvolená merná jednotka a splatnosť v dňoch — hodnoty, ktoré systém doplní, keď na doklade chýbajú

Po registrácii je vaša firma dohľadateľná v Peppol adresári pod svojím DIČ a môže prijímať aj odosielať e-faktúry. Správu Digitálneho poštára (nastavenia, odosielanie, prijímanie) zvládne aj člen s rolou Účtovník.

Odpojenie od poštára

Firmu viete od Digitálneho poštára kedykoľvek odpojiť: v Nastavenia → Peppol / ePoštár → Pripojenie vymažte obsah poľa Client ID a kliknite Uložiť. Aplikácia sa najprv spýta:

Po potvrdení sa vymažú prístupové kľúče (Client ID aj Client Secret) a Participant ID, Peppol sa vypne a nastavenia sa skryjú — zostane len prepínač Používať Peppol (viď vyššie):

Firma sa v zozname firiem vráti do stavu Možno prepojiť a prepojiť ju viete znova jedným klikom — buď tlačidlom Prepojiť s poštárom v nastaveniach (najprv musíte Peppol opäť zapnúť prepínačom), alebo Prepojiť v zozname firiem.

Ostatné nastavenia Peppolu (panel pripravenosti, prikladanie PDF, predvolená merná jednotka, splatnosť) odpojenie nemení — nie je to vynulovanie konfigurácie. Odpojenie sa zapíše do auditu firmy (kap. 26).

Odosielanie faktúr

1. Vystavte faktúru bežným spôsobom
2. Aplikácia priebežne kontroluje splnenie pravidiel e-faktúry (EN 16931 + Peppol) priamo vo formulári — chýbajúce údaje vidíte okamžite
3. Systém overí, či je odberateľ v Peppol sieti dostupný (tlačidlo Overiť v Peppol je aj v adresári)
4. Pri prílohách označte, ktoré majú ísť s e-faktúrou (celková veľkosť e-faktúry je strážená na 10 MB)
5. Kliknite na Odoslať cez Peppol — faktúra prejde finálnou validáciou a odošle sa

Odoslané faktúry majú v zozname stav doručenia. Náhľad odosielaného XML je dostupný priamo v doklade.

Prijímanie faktúr

Faktúry doručené cez Peppol sa objavia v Prijatých faktúrach automaticky — so 100 % presnosťou údajov (žiadna AI extrakcia nie je potrebná). Ako prílohu majú vygenerované PDF zobrazenie. Prijaté dobropisy sa ukladajú so zápornými sumami rovnako ako vaše vlastné.

Ako funguje export

Export dokladov do MRP účtovníctva prebieha automaticky — Desktop si sám stiahne doklady, ktoré ste označili na export. Nemusíte nič spúšťať ručne.

1. Skontrolujte doklady — musia byť v stave Zaradený alebo Overený
2. Zapnite prepínač Export pri doklade (klikateľná je celá bunka), alebo použite hromadnú akciu Označiť na export
3. Desktop doklad stiahne pri najbližšej synchronizácii

Ak má doklad pri exporte nezrovnalosť (napríklad nesúhlasiace IČO), systém vás na ňu jasne upozorní a necháva na vás, či ho napriek tomu chcete odoslať do účtovníctva. Doklady, ktoré už boli v účtovnom programe, sa pri hromadnom označení preskočia a ich počet uvidíte v hlásení — na opätovné poslanie použite opätovný export. Exportovaný doklad, ktorý následne neprešiel validáciou, sa dá odomknúť na úpravu priamo vo formulári.

Kam doklady smerujú

Typy ostatných záväzkov/pohľadávok a predvolený typ nastavíte v Nastavenia → Typy ostatných záväzkov.

Prenášané údaje

Do účtovníctva sa prenáša kompletný rozpis DPH (riadky zvlášť pre každú sadzbu a kód DPH), Typ DPH, samozdanenie vrátane vypočítanej DPH, špecifický aj konštantný symbol, odpočet DPH v nastavenom percente, krajina odberateľa a poradie dokladov zodpovedá zoznamu v aplikácii. Ak sa doklad zaúčtováva ako jedna položka, jej názov sa preberá z poľa Text dokladu.

V Nastavenia → Účtovné nastavenia (sekcia Export) nastavíte šablóny Text dokladu pre export a Názov položky pre export a či sa majú exportovať úhrady faktúr.

História exportov

V detaile dokladu vidíte, kedy bol exportovaný a s akým interným číslom bol zaúčtovaný.

Ručný export XML 2.0 a CSV

Hromadnou akciou Export XML 2.0 získate XML súbor pre účtovný program aj pre stovky dokladov naraz; prílohy sú v ňom odkazom na súbor v aplikácii, samotné súbory si stiahnete cez Stiahnuť súbory (ZIP) (kap. 9). Export jedného dokladu z jeho detailu prílohy vkladá priamo do XML. Hromadnou akciou Exportovať do CSV získate tabuľkový prehľad označených dokladov.

Mobilná aplikácia pre Android je dostupná na stiahnutie (odkaz nájdete v aplikácii).

Prepojenie mobilu s účtom (párovanie)

1. V prehliadači na počítači otvorte Nastavenia → Mobilná aplikácia
2. Zobrazí sa QR kód
3. V mobilnej aplikácii spustite skenovanie QR kódu
4. Na počítači potvrďte prepojenie

Párovanie stačí spraviť raz — mobil sa ďalej prihlasuje automaticky.

Fotografovanie dokladov

1. Klepnite na tlačidlo fotoaparátu
2. Odfotografujte doklad — pri viacstranovom doklade použite tlačidlo Strana pre ďalšie strany (spoja sa do jedného PDF a vyťažia spolu) a Príloha pre súbory, ktoré sa majú uložiť zvlášť
3. Voliteľne priraďte vozidlo — doklad dostane jeho predvolený odpočet DPH
4. Fotka sa odošle a automaticky zaradí do spracovania; výsledok vidíte na počítači v reálnom čase

eKasa bloky cez mobil

Mobilná aplikácia vie priamo naskenovať QR kód z eKasa bloku — blok sa overí na Finančnej správe SR rýchlejšie a presnejšie než fotením.

Firemná emailová adresa

Každá firma má vlastnú, ľahko zapamätateľnú adresu na prijímanie dokladov — nájdete ju v Nastavenia → Údaje firmy v karte Email upload. Tlačidlom Vygenerovať novú adresu ju kedykoľvek vymeníte (stará prestane fungovať).

Ako posielať doklady emailom

Doklady posielajte ako prílohy (PDF alebo obrázky). Každá príloha sa spracuje ako samostatný doklad. Adresu môžete:

• Nastaviť dodávateľom na automatické zasielanie faktúr
• Použiť pri skenovaní — naskenujte a odošlite emailom
• Poslať z mobilu alebo preposlať z Outlooku či Apple Mail (spracujú sa aj prílohy vo formáte winmail.dat)

História prijatých emailov

V Nastavenia → Prijaté emaily vidíte históriu všetkých emailov doručených na firemnú adresu — vrátane toho, ktoré prílohy sa spracovali a s akým výsledkom. Užitočné, keď „faktúra neprišla“.

V Nastavenia → Adresár udržiavate zoznam dodávateľov a odberateľov.

Na čo slúži adresár

• Rýchle vyplnenie odberateľa pri vystavovaní faktúr (našepkávač)
• Evidencia IČO, DIČ, IČ DPH, adries, dodacích adries a bankových účtov
• Automatické rozpoznanie dodávateľa na prijatých dokladoch (aj podľa IČ DPH) a doplnenie chýbajúcich údajov
• Predvolené hodnoty pre nové doklady partnera
• Synchronizácia adries s MRP účtovníctvom

Pridanie a úprava partnera

Kliknite na Pridať adresu a zadajte IČO alebo názov — systém hľadá v registroch (SK FinStat, CZ ARES) a údaje doplní automaticky. Rovnaký formulár sa otvorí aj pri zakladaní odberateľa priamo z faktúry.

Formulár je rozdelený na sekcie (rozbalia sa automaticky, ak niečo obsahujú):

VIES validácia a Peppol

Pre EÚ partnerov overíte platnosť IČ DPH kliknutím na Overiť VIES. Výsledok sa uloží s dátumom overenia. Tlačidlo Overiť v Peppol zistí, či partner prijíma e-faktúry.

Nastavenia otvoríte ikonou ozubeného kolieska v hlavičke. Ľavý panel člení nastavenia do skupín — na užších obrazovkách sa panel skryje a navigujete cez dlaždice:

Doklady

Spracovanie

Firma

Číselník vozidiel (kniha jázd)

Tlačidlom Pridať vozidlo založíte vozidlo (ŠPZ, značka, model, palivo, rok výroby, VIN); vozidlá prevzaté z aplikácie eJAZDA sa tu zobrazia tiež. Ikonou percenta otvoríte Odpočet DPH vozidla: Neriešiť, 100 % alebo vlastnú hodnotu (napr. 50 % pri aute používanom aj súkromne). Pri priradení vozidla k dokladu — aj priamo pri skenovaní v mobile — sa odpočet na doklade nastaví automaticky; po odobratí vozidla sa vráti pôvodná hodnota.

Integrácie

Prechod z TurboFaktúry

1. V bloku Prihlásenie do TurboFaktúry zadajte email a heslo k účtu na turbofaktura.sk (heslo sa nikam neukladá)
2. Zvoľte Obdobie vystavenia faktúr — Všetko, Tento rok, Minulý rok, Posledných 12 mesiacov alebo Vlastné obdobie
3. V Rozšírených nastaveniach zapnite prenos adresára odberateľov, vydaných predfaktúr a voliteľne Stiahnuť aj originálne PDF faktúr (import trvá dlhšie)
4. Voľba Zapamätať prihlásenie uloží len prístupový kľúč (nie heslo) — ďalší import spustíte jedným klikom; zrušíte ju cez Zrušiť zapamätanie
5. Kliknite na Spustiť import faktúr; priebeh a História importov sú nižšie

Prenesú sa vydané faktúry vrátane textov, číselných radov, úhrad (zapíšu sa do Knihy úhrad) a bankové účty firmy. Import možno spúšťať opakovane — už naimportované faktúry sa preskočia, zmeny spravené medzitým v TurboFaktúre sa aktualizujú. Prenesené doklady sú zamknuté na úpravu; keď je úprava naozaj potrebná, účtovník doklad odomkne.

API kľúče

API kľúč je heslo pre program, nie pre človeka. Ak chcete, aby sa iný program (účtovný softvér, MRP Desktop, e-shop, kniha jázd) sám pripájal k eDokladom — sťahoval doklady, nahrával ich alebo vystavoval faktúry — nepoužije vaše prihlasovacie meno a heslo, ale práve API kľúč. Kľúč patrí vám (používateľovi, ktorý ho vytvoril) a kedykoľvek ho viete zrušiť, bez toho aby ste menili svoje heslo.

Zoznam Moje kľúče ukazuje pre každý kľúč názov, začiatok kľúča (Prefix), Firmu, oprávnenia, stav, dátum vytvorenia, posledné použitie a expiráciu. Stĺpec Firma je najdôležitejší — hovorí, kde kľúč smie pracovať:

• názov firmy s IČO — kľúč je viazaný na jednu firmu,
• Všetky moje firmy (podľa IČO) — kľúč platí pre všetky vaše firmy a firmu si v každej požiadavke vyberá program.

Ktorý kľúč zvoliť

Pri vytváraní nového kľúča vyberiete, pre čo má platiť:

Ostatné polia dialógu:

• Názov — pomenujte kľúč podľa programu, ktorý ho bude používať (napr. „E-shop — Autodoprava Horák“). Pri zhode alebo úniku tak hneď viete, ktorý kľúč zrušiť.
• Expirácia (voliteľné) — dátum, dokedy kľúč platí. Po ňom prestane fungovať sám; vhodné pre dočasné pripojenia, skúšobné nasadenia alebo externých dodávateľov.
• Povoliť API pripojenie z iných softvérov ako MRP — prepínač sa zobrazí, ak je pre váš účet zapnuté vystavovanie faktúr z externého programu. Slúži na napojenie externých systémov (e-shop, fakturačný či skladový systém); pre MRP Účtovníctvo ho zapínať netreba. Po zapnutí sa sprístupnia ďalšie voľby a odkaz na dokumentáciu API (https://edoklady.mrp.sk/api-docs). Zaškrtnite len to, čo program naozaj potrebuje: Čítanie faktúr a stavu spracovania, Vystavovanie faktúr (faktúra, predfaktúra, dobropis, ťarchopis, zaznamenanie úhrady) a Odosielanie faktúr (e-mailom odberateľovi a cez Peppol). Kľúč bez týchto možností slúži len na prácu s účtovnými dokladmi (export/import do účtovníctva).

Vytvorenie kľúča krok za krokom

1. Otvorte Nastavenia → Integrácie → API kľúče a prepnite sa do firmy, pre ktorú kľúč vytvárate.
2. Kliknite na Vytvoriť nový kľúč, zadajte Názov, vyberte Platí pre, prípadne nastavte Expiráciu a kliknite na Vytvoriť.
3. Kľúč sa zobrazí v žltom upozornení — skopírujte ho hneď (tlačidlom vedľa neho). Po zatvorení upozornenia ho už nie je možné znova zobraziť.
4. Vložte kľúč do nastavení externého programu. Ak ide o kľúč pre všetky firmy, program musí pri každej požiadavke uviesť firmu (IČO alebo ID firmy); kľúč viazaný na firmu to nepotrebuje.

Správa kľúčov

V riadku kľúča máte tieto akcie:

Stĺpec Naposledy použitý vám pomôže nájsť kľúče, ktoré už nikto nepoužíva — takéto kľúče zrušte.

Kľúče členov firmy (pre správcu firmy)

Ak máte v firme právo spravovať API kľúče, vidíte druhú záložku Kľúče členov firmy:

Zobrazia sa tu kľúče, ktoré môžu pracovať v tejto firme — kľúče viazané na firmu a kľúče „pre všetky firmy“ jej členov. Správca môže:

• kľúč viazaný na túto firmu zrušiť (Zrušiť) — prestane fungovať úplne,
• kľúč „pre všetky firmy“ zablokovať len pre túto firmu (Zablokovať) — v ostatných firmách jeho majiteľa funguje ďalej, v tejto firme sa už nedostane k dokladom. Kľúč má pri majiteľovi štítok Zablokovaný vo firme …; blokovanie zrušíte tlačidlom Odblokovať.

Tak viete odobrať prístup externému programu, keď člen odíde z firmy alebo keď sa dohodne ukončenie spolupráce s dodávateľom, bez zásahu do jeho ostatných firiem.

Pre integrátorov a dodávateľov programov

• Kľúč sa posiela v hlavičke požiadavky; firmu pri kľúči „pre všetky firmy“ určuje hlavička x-company-ico (IČO) alebo x-company-id (ID firmy). Ak máte viac firiem s rovnakým IČO, použite x-company-id — pri samotnom IČO sa použije najstaršia z nich.
• Kľúč viazaný na firmu funguje len v nej. Hlavička x-company-ico je pri ňom voliteľná, ale ak ju program pošle, musí sedieť s firmou kľúča.
• Diagnostika: požiadavka GET /api/desktop/me ukáže, ktorú firmu a aké oprávnenia kľúč práve vidí.
• Dokumentácia API (vrátane vystavovania faktúr) je na adrese /api-docs.

Systém

Aplikácia vás upozorní na dianie s dokladmi — nové doklady, dokončené spracovanie, chyby, doručené Peppol faktúry, hotové ZIP archívy.

V Nastavenia → Notifikácie si nastavíte:

• Notifikácie v aplikácii — zvonček v hlavičke s počtom neprečítaných
• E-mailové notifikácie — súhrny aktivity na email (voliteľne na inú adresu, napr. účtovníčke)
• Push notifikácie — upozornenia priamo v prehliadači/na zariadení; pre každé zariadenie ich povolíte tlačidlom Povoliť push na tomto zariadení
• Per-firma nastavenia — pri viacerých firmách si vyberiete, ktorá firma vám má posielať upozornenia a komu

Schvaľovatelia dostávajú upozornenie na každú faktúru, ktorá na nich čaká, a raz denne e-mailový súhrn (kap. 27).

• Zvonček noviniek v hlavičke zobrazí bublinu, keď vyjde nová verzia aplikácie — kliknutím si prečítate, čo pribudlo
• Kompletný prehľad všetkých verzií nájdete na stránke /changelog (odkaz v pätičke ľavého menu)
• Aktuálna verzia aplikácie je zobrazená v pätičke menu

Červené tlačidlo ? vpravo dole otvorí podporu (helpdesk); tlačidlo sa dá presunúť na iné miesto obrazovky, ak vám prekáža:

• Napíšte otázku alebo nahláste problém — vznikne tiket, ktorý rieši náš tím
• K tiketu môžete priložiť snímku obrazovky (aplikácia ju vie vytvoriť sama) alebo súbory, prípadne krátke video
• Odpoveď dostanete priamo v aplikácii (bublina pri tlačidle podpory) a emailom
• História vašich tiketov ostáva dostupná; prílohy sa zobrazujú pri správe, s ktorou boli odoslané

Jeden účet môže byť členom viacerých firiem — napríklad účtovník spravujúci klientov.

Prepnutie aktívnej firmy

V hlavičke kliknite na názov aktuálnej firmy — otvorí sa zoznam všetkých vašich firiem s vyhľadávaním podľa názvu aj IČO. Zoznam sa aktualizuje automaticky (nová firma sa objaví bez obnovenia stránky). Pri každej firme vidíte aj jej predplatné a kto ho hradí.

Pridanie ďalšej firmy

Cez + Pridať firmu v zozname firiem:

• Vytvoríte novú firmu, alebo
• Prijmete pozvánku do existujúcej

Rôzne roly v rôznych firmách

V každej firme môžete mať inú rolu — v jednej majiteľ, v inej len na čítanie. Podrobnosti v kap. 6.

Firmy na Digitálnom poštárovi

V zozname firiem je aj stĺpec Digitálny poštár — ukazuje, ktoré firmy sú prepojené s Peppol sieťou, ktoré sa prepojiť dajú a ktoré máte na poštárovi, ale v eDokladoch ešte nie. Prepojiť aj prevziať sa dajú aj hromadne (kap. 15).

Pre koho je kancelária určená

Pre účtovnícke kancelárie a správcov, ktorí v eDokladoch vedú viacero klientskych firiem pod jedným majiteľom. Bez kancelárie sa každý zamestnanec dostáva do každej firmy samostatnou emailovou pozvánkou a vlastné roly sa definujú v každej firme znova. Kancelária to rieši:

• Zamestnanca pozvete raz — potom mu prideľujete firmy hromadne, bez ďalšieho súhlasu
• Klientske firmy sa pripájajú automaticky — každá firma, ktorej ste majiteľom, aj tá budúca
• Roly kancelárie definujete raz a platia vo všetkých klientskych firmách naraz
• Matica firmy × zamestnanci ukazuje na jednej obrazovke, kto má kam prístup

Založenie kancelárie

Kanceláriu môže založiť majiteľ aspoň troch firiem, ktorý ešte kanceláriu nemá (jeden používateľ = najviac jedna vlastná kancelária; zamestnancom môže byť vo viacerých).

1. Otvorte stránku Firmy (v ľavom menu) — nad zoznamom uvidíte ponuku „Spravujete N firiem. Vytvorte kanceláriu…“ (tlačidlo Teraz nie ju skryje na 30 dní)
2. Kliknite na Vytvoriť kanceláriu, zadajte Názov kancelárie a potvrďte Vytvoriť

Po vytvorení sa do kancelárie pripoja všetky vaše firmy a v používateľskom menu v hlavičke pribudne položka Kancelária. Stránka kancelárie má štyri záložky: Prístupy, Zamestnanci, Roly kancelárie a Firmy.

Zamestnanci

Tlačidlom Pozvať zamestnanca pošlete pozvánku emailom:

• E-mail pozvaného (ak ešte nemá účet, zaregistruje sa cez odkaz v emaile a do kancelárie sa zaradí automaticky)
• Rola v kancelárii:

• Prepínač Rovno prideliť prístup do firiem — vyberiete rolu a firmy a zamestnanec ich dostane hneď po prijatí pozvánky

Čakajúce pozvánky vidíte v bloku Čakajúce pozvánky (platia 7 dní, dajú sa zrušiť). Pri každom zamestnancovi môžete zapnúť Automaticky do nových firiem s rolou pre nové firmy — každá nová firma kancelárie mu prístup pridelí sama. Tlačidlo Prevziať existujúcich ponúkne ľudí, ktorí už vo vašich firmách pracujú, aby ste ich zaradili do kancelárie bez novej pozvánky. Zamestnanca odoberiete cez Odobrať z kancelárie; zamestnanec sám môže kanceláriu opustiť.

Prístupy — matica firmy × zamestnanci

Riadky sú klientske firmy, stĺpce zamestnanci. V každej bunke vidíte rolu zamestnanca vo firme („—“ = bez prístupu). Rolu zmeníte priamo v bunke výberom z ponuky. Hromadne prístupy pridelíte tlačidlom Prideliť prístup (alebo označte firmy a použite Prideliť vybraným / Odobrať vybraným):

Krok 1 — Firmy: vyberte firmy (vyhľadávanie podľa názvu/IČO, Vybrať všetky, Vybrať firmy bez prístupu)

Krok 2 — Zamestnanec a rola: vyberte jedného alebo viacerých zamestnancov a rolu, ktorú dostanú vo vybraných firmách (systémovú alebo rolu kancelárie)

Krok 3 — Náhľad: pred potvrdením vidíte, koľko prístupov sa pridelí a koľko sa preskočí aj s dôvodom (napr. zamestnanec je majiteľom firmy, alebo ide o ručne spravované členstvo)

Po Potvrdiť platia prístupy okamžite. V nastaveniach firmy (Roly a oprávnenia → Členovia) má takýto člen štítok Spravuje kancelária:

Prístupy podľa zamestnanca

Keď má kancelária viac ľudí, matica je široká a firmy jedného človeka sa v nej hľadajú ťažko. Prepínačom Podľa firiem / Podľa zamestnanca nad tabuľkou si záložku Prístupy prepnete na pohľad jedného človeka (pri viac ako piatich zamestnancoch sa otvorí sám; vašu voľbu si eDoklady zapamätajú):

• Vľavo je zoznam zamestnancov s počtom firiem, do ktorých má každý prístup. Kliknutím vyberiete človeka.
• Vpravo sú jeho firmy. Filter Pridelené ukáže, čo má povolené, Nepridelené firmy, ktoré mu ešte môžete pridať, Všetky celý zoznam. Hľadať možno podľa názvu aj IČO.
• Jedna firma: rolu zmeníte alebo prístup odoberiete priamo v riadku, rovnako ako v bunke matice.
• Viac firiem naraz: zaškrtnite ich, dole vyberte rolu a kliknite Prideliť, alebo prístup do zaškrtnutých firiem zrušte tlačidlom Odobrať (odobratie potvrdíte). Oznámenie potom povie, koľko prístupov sa upravilo a čo sa preskočilo aj s dôvodom.

Do toho istého pohľadu sa dostanete aj kliknutím na meno alebo počet firiem v záložke Zamestnanci a kliknutím na hlavičku stĺpca zamestnanca v matici.

Roly kancelárie

V záložke Roly kancelárie vidíte systémové roly aj vlastné roly so štítkom Kancelária. Rolu kancelárie vytvoríte tlačidlom Vytvoriť rolu rovnako ako rolu firmy (kap. 6) — definujete ju raz a je priraditeľná vo všetkých firmách kancelárie („Platí v N firmách“). Rozdiely oproti rolám firmy:

• Nenastavujú sa v nej obmedzenia viazané na jednu firmu (konkrétne číselné rady a strediská) — ostatné obmedzenia (len vlastné doklady, maximálna suma) fungujú
• Upravuje sa len v Kancelárii; v nastaveniach klientskej firmy je len na čítanie s poznámkou „Rolu kancelárie upravíte v sekcii Kancelária → Roly“
• Rola sa nedá zmazať, kým ju má priradenú niektorý člen — najprv mu priraďte inú rolu

Firmy

Zoznam klientskych firiem so stavom Aktívna / Vyňatá a počtom zamestnancov s prístupom. Odkaz Oprávnenia firmy otvorí roly a členov danej firmy. Tlačidlom Vyňať firmu z kancelárie dočasne odpojíte (zamestnanci kancelárie stratia do nej prístup — systém sa opýta na potvrdenie), Pripojiť späť ju vráti aj s pôvodnými prístupmi. Pripojiť možno len firmu, ktorej ste majiteľom; firma môže byť len v jednej kancelárii.

Nastavenia a zrušenie kancelárie

Ikona ozubeného kolieska vpravo hore otvorí Nastavenia kancelárie — tu kanceláriu premenujete alebo zrušíte. Pri zrušení si zamestnanci ponechajú prístupy do firiem (stanú sa ručne spravovanými), zanikne len hromadná správa. Kanceláriu nemožno zrušiť, kým niektorým členom patrí rola kancelárie — najprv im priraďte inú rolu.

Audit log

V Nastavenia → Audit log (pre majiteľov a správcov) je úplná história:

• Kto a kedy sa prihlásil
• Zmeny nastavení firmy a oprávnení, prístupy pridelené a odobrané kanceláriou
• Pridanie/odobratie členov, prevod vlastníctva
• Exporty a mazanie dokladov

Záznamy sú nemenné a nedajú sa zmazať.

Bezpečnosť prístupu

• Používajte silné heslo ku kontu Moje MRP — aspoň 12 znakov; heslo si spravujete v Moje MRP (kap. 2)
• Pravidelne kontrolujte členov tímu a ich oprávnenia; nepotrebné prístupy odoberte
• Citlivé časti dokladov pred členmi skryjete field-level oprávneniami (kap. 6)
• API kľúče zrušte, ak ich už nepoužívate alebo pri podozrení na únik; pre program jednej firmy vytvorte kľúč len pre túto firmu (API kľúče)

Schvaľovanie zaručí, že prijatú faktúru pred zaúčtovaním alebo pred úhradou odsúhlasí poverený človek — napríklad vedúci strediska alebo konateľ. Zatiaľ sa týka len prijatých faktúr; bločky ani vystavené faktúry sa neschvaľujú.

Na výber sú dva spôsoby:

Zapnutie

Schvaľovanie nastavíte v Nastavenia → Schvaľovanie (potrebujete právo Schvaľovanie: Spravovať, kap. 6). Nastavenie platí pre aktuálne vybranú firmu.

1. Zapnite prepínač Schvaľovanie zapnuté.
2. V časti Čo schvaľujete zvoľte Faktúru pred zaúčtovaním alebo Len úhradu.
3. V poli Kto schvaľuje vyberte schvaľovateľov — stačí podpis jedného z nich.
4. Voliteľne:
   • Druhý podpis od sumy — faktúru od zadanej sumy (v EUR) musí podpísať ešte druhý človek; ten musí byť iný než prvý podpisujúci
   • Zákazka povinná pri schválení (len pri schvaľovaní pred zaúčtovaním) — schvaľovateľ musí faktúre priradiť zákazku
   • Autor nesmie schváliť vlastnú faktúru — princíp štyroch očí; autor je ten, kto faktúru nahral alebo uložil. Faktúra prijatá cez Peppol alebo e-mail autora nemá, kým ju niekto neuloží
   • Po schválení upozorniť (len pri schvaľovaní úhrady) — kto dostane upozornenie, že faktúra je schválená na úhradu (napr. kto robí platby v banke); autor faktúry ho dostane vždy
5. Kliknite na Uložiť.

Denná pripomienka schvaľovateľom posiela raz denne ráno e-mail so súhrnom faktúr, ktoré na nich čakajú (počet, najstaršia, zoznam). Upozornenia v aplikácii a push chodia hneď pri každej faktúre.

Zmena režimu. Keď v jednoduchom nastavení prepnete Čo schvaľujete, aplikácia sa vás opýta na potvrdenie: pôvodný proces sa zmaže a založí sa nový. Rozpracované schválenia pôvodného procesu sa ukončia (história ostane v detaile dokladu) a automaticky sa zaraďujú len nové faktúry.

Kedy sa faktúra zaradí. Na schválenie ide automaticky každá nová prijatá faktúra po zapnutí — hneď po spracovaní, resp. keď ju niekto označí ako skontrolovanú. Faktúry, ktoré už v aplikácii boli pred zapnutím, sa nezaradia samé; zaradíte ich v pokročilom nastavení tlačidlom Zaradiť existujúce neuhradené doklady (len neuhradené, najviac 500 naraz).

Pokročilé nastavenie

Odkaz Pokročilé nastavenie → otvorí zoznam procesov. Každý proces má štítok, čo robí (Blokuje export, Schvaľuje úhradu (neblokuje), Len príznak), a tlačidlá Upraviť / Zmazať.

V editore procesu nastavíte:

• Čo blokuje — Blokuje export (= schvaľovanie pred zaúčtovaním), Schvaľuje úhradu (neblokuje) (= Len úhradu) alebo Len príznak (faktúra sa schvaľuje, ale nič neblokuje)
• Kedy zaradiť na schválenie — Pri vytvorení (hneď po spracovaní) alebo Pri uložení (keď faktúru niekto prvýkrát uloží)
• Spustiť len od sumy — menšie faktúry sa neschvaľujú
• Povinné pri schválení — zákazka, stredisko alebo projekt (nie pri schvaľovaní úhrady)
• Stupne — schvaľovanie môže mať viac stupňov za sebou (napr. vedúci strediska → konateľ). Pri každom stupni určíte, kto môže Schváliť, Vrátiť, Zamietnuť a Zrušiť schválenie, či sa vyžadujú všetky podpisy a od akej sumy sa stupeň aktivuje
• Smerovať podľa strediska, zákazky alebo projektu — faktúru schvaľuje človek priradený k jej hodnote; ak faktúra hodnotu nemá alebo pravidlo nesedí, schvaľujú ľudia zo zoznamu stupňa
• Každý stupeň musí podpísať iná osoba — ten istý človek nepodpíše dva stupne

Proces, ktorý sa nedá zobraziť v jednoduchom formulári (napr. so smerovaním alebo s viacerými stupňami), uvidíte v jednoduchom nastavení len na čítanie — nič sa vám neprepíše.

Fronta Na schválenie

Položka Na schválenie v menu (s počtom čakajúcich) otvorí frontu faktúr:

• Čaká na mňa — faktúry, ktoré môžete schváliť práve vy
• Moje odoslané — faktúry, ktoré ste poslali na schválenie vy
• Všetko — všetky faktúry v schvaľovaní

Pri každej faktúre vidíte partnera, sumu, splatnosť, IBAN, proces, stupeň a ako dlho čaká. Akcie:

• Schváliť (pri úhrade Schváliť úhradu) — otvorí dialóg s nepovinnou poznámkou; ak to proces vyžaduje, doplníte aj zákazku, stredisko alebo projekt
• Zamietnuť (Zamietnuť úhradu) a Vrátiť na dopracovanie — komentár je povinný. Vrátenú faktúru autor opraví a pošle znova cez Poslať na schválenie

Kliknutím na faktúru sa otvorí náhľad dokladu. Na mobile sa fronta zobrazuje ako karty a náhľad sa vysunie zboku. Odkaz z upozornenia alebo z e-mailu prepne aj firmu, ak patrí inej z vašich firiem.

Hromadne: v zozname dokladov označte faktúry a v menu Hromadná akcia → Schvaľovanie zvoľte Schváliť vybrané alebo Zamietnuť vybrané. Po akcii uvidíte, koľko sa podarilo a prečo zvyšok nie.

Schválenie v detaile dokladu

V detaile faktúry je panel Schválenie (pri úhrade Schválenie úhrady) so stavom, aktuálnym stupňom, tlačidlami akcií a históriou — kto a kedy poslal, schválil, vrátil či zamietol, s komentármi a zmenami polí.

Úpravy pri schvaľovaní pred zaúčtovaním: faktúra, ktorá čaká na schválenie alebo je schválená, je zamknutá. Ak ju treba opraviť, autor ju stiahne zo schvaľovania (kým ju nikto nepodpísal) alebo požiada o úpravu; schválenú faktúru odomkne ten, kto má Zrušiť schválenie. Po exporte do účtovníctva sa schválenie zrušiť nedá.

Správca schvaľovania (právo Schvaľovanie: Spravovať) môže v zastúpení posunúť faktúru ďalej, napr. keď je schvaľovateľ na dovolenke — zapíše sa to do histórie.

Režim Len úhradu — Na úhradu

Pri schvaľovaní úhrady faktúra ide do účtovníctva normálne a schvaľovanie nikdy nezablokuje jej úpravu, export ani zaznamenanie platby. Navyše:

• V zozname prijatých faktúr pribudne tlačidlo Na úhradu — zobrazí faktúry schválené na úhradu a ešte neuhradené, zoradené podľa dátumu splatnosti. Je to váš zoznam na platby v banke
• Stĺpec a filter Úhrada schválená (Schválené / Čaká na schválenie / Zamietnuté / Uhradené bez schválenia…) si zapnete cez Stĺpce a Filtre
• Zmena platobných údajov vráti úhradu na schválenie. Ak sa po podpise na neuhradenej faktúre zmení suma, mena, IBAN alebo variabilný symbol, schválenie sa zruší a faktúra ide na schválenie znova; v histórii uvidíte, čo sa zmenilo
• Uhradená faktúra schvaľovanie uzavrie. Ak sa faktúra uhradí skôr, než ju niekto schváli, schvaľovanie sa ukončí stavom Uhradené bez schválenia a schvaľovatelia dostanú upozornenie
• Schválenie úhrady sa dá zrušiť aj po exporte do účtovníctva, nie však po uhradení faktúry
• Po schválení dostane autor faktúry (a ľudia z Po schválení upozorniť) upozornenie Faktúra je schválená na úhradu

Export do účtovníctva

Pri schvaľovaní pred zaúčtovaním si MRP Účtovníctvo (aj MRP Desktop) neschválenú faktúru nestiahne; po schválení sa v ňom objaví sama. Ak pri exporte do XML alebo CSV niektoré označené faktúry na schválenie ešte čakajú, aplikácia vás upozorní, koľko ich vynechala.

Vypnutie

Vypnutím prepínača Schvaľovanie zapnuté sa schvaľovanie vo firme zastaví: faktúry, ktoré čakali, pôjdu do účtovníctva a dajú sa upravovať. Procesy aj história ostanú uložené — po opätovnom zapnutí platia znova pre faktúry, ktoré sa medzitým nevyexportovali.

Prečo sa schválená faktúra nedostala do účtovníctva? Pri schvaľovaní pred zaúčtovaním sa faktúra prenesie až po podpise všetkých potrebných stupňov — v detaile faktúry v paneli Schválenie vidíte, na koho ešte čaká. Pri režime Len úhradu schvaľovanie prenos do účtovníctva nikdy nezdržiava.

Môžem zaplatiť faktúru, ktorá ešte nie je schválená na úhradu? Áno — schvaľovanie úhrady platbu nikdy nezablokuje. Ak faktúru uhradíte pred schválením, schvaľovanie sa ukončí stavom Uhradené bez schválenia a schvaľovatelia dostanú upozornenie.

Koľko trvá spracovanie dokladu? Zvyčajne 10–30 sekúnd. Stav vidíte v reálnom čase.

Čo robiť, keď AI extrahovala nesprávne údaje? Otvorte detail a opravte pole ručne, alebo kliknite na Znovu spracovať. Ak sa chyba u dodávateľa opakuje, pridajte AI pravidlo extrakcie — pravidlom viete nastaviť aj predkontáciu, odpočet DPH, stredisko či Typ DPH.

Prečo je faktúra v zozname červená? Má validačnú chybu — otvorte ju, kliknite na chybu (presunie vás na pole) a opravte. Doklad možno zaradiť aj napriek chybám.

Kde nájdem bankový výpis alebo iný doklad, ktorý nie je faktúra? Ak sa typ nerozpoznal, doklad je v Prijatých faktúrach so štítkom „Nerozpoznaný typ – overte“. Presuňte ho do správnej agendy alebo do Súborov.

Ako obmedzím účtovníčke prístup len na čítanie? Roly a oprávnenia → Členovia → zmeňte rolu na „Len na čítanie“, prípadne si vytvorte vlastnú rolu s presnými právami (kap. 6).

Som účtovná kancelária s desiatkami klientov. Musím každého zamestnanca pozývať do každej firmy? Nie — vytvorte si účtovnú kanceláriu (kap. 25). Zamestnanca pozvete raz a firmy mu pridelíte hromadne v matici prístupov.

Ako pošlem faktúru cez Peppol? Nastavte pripojenie (Nastavenia → Peppol), vystavte faktúru a kliknite Odoslať cez Peppol. Formulár vás vopred upozorní na chýbajúce povinné údaje; mernú jednotku ani referenciu odberateľa dopĺňať nemusíte.

Ako zrušim prepojenie firmy s Digitálnym poštárom? V Nastavenia → Peppol / ePoštár → Pripojenie vymažte pole Client ID a dajte Uložiť. Po potvrdení sa prístupové kľúče vymažú a odosielanie sa vypne; na poštárovi firma ostáva a prepojiť ju viete znova jedným klikom (kap. 15).

Môžem preniesť faktúry z TurboFaktúry? Áno — Nastavenia → Prechod z TurboFaktúry. Vyberiete obdobie, import je automatický vrátane číselných radov, adresára, úhrad a voliteľne originálnych PDF.

Môžem zmazať exportovaný doklad? Nie — exportované a Peppol doklady sú zamknuté.

Ako zaznamenám, že mi faktúru zaplatili? V detaile dokladu v paneli Úhrady kliknite na Zaznamenať. Stav úhrady vidíte aj v zozname a dá sa podľa neho filtrovať; hromadne ho zmeníte v menu Hromadná akcia.

Ako odovzdám podklady pri daňovej kontrole? V zozname dokladov nastavte filter (napr. obdobie), označte všetky doklady podľa filtra a zvoľte Stiahnuť súbory (ZIP) — dostanete skeny, PDF, prílohy aj index.csv, voliteľne s XML pre účtovníctvo.

Aké formáty faktúr sú podporované? PDF, JPEG, PNG, GIF, WebP, TIFF, ISDOC a Peppol e-faktúry. Najpresnejšie sú elektronické formáty (ISDOC, Peppol).

Stratil som API kľúč pre Desktop MRP — čo teraz? Kľúč sa zobrazuje len raz. Zrušte starý a vytvorte nový (API kľúče); v programe ho potom nahraďte novým.

Aký API kľúč mám vytvoriť — pre jednu firmu, alebo pre všetky? Pre program jednej firmy (e-shop, kniha jázd, pokladňa) zvoľte Len túto firmu — je bezpečnejšie. Všetky moje firmy použite len pre účtovníctvo, ktoré obsluhuje viac klientov jedným pripojením. Rozsah sa po vytvorení nedá zmeniť. Podrobnosti v kapitole API kľúče.

Funguje aplikácia aj bez internetu? Nie — aplikácia je cloudová.

Vidia moje súbory v záložke Súbory aj ostatní členovia firmy? Podľa nastavenia v Nastavenia → Zdieľanie súborov — predvolene podľa roly člena; každému členovi viete určiť, či cudzie súbory nevidí, len číta, upravuje alebo aj maže. Vaše vlastné súbory máte vždy plne pod kontrolou.

Môžem obnoviť zmazaný doklad? Áno — v Koši kliknite na Obnoviť. Exportované a Peppol doklady sa mazať nedajú vôbec.

Ako sa prihlásim do viacerých aplikácií MRP naraz? Stačí sa prihlásiť do svojho konta Moje MRP — jedno prihlásenie platí pre všetky aplikácie MRP a prepínate ich cez názov aplikácie v hlavičke.